================================================================================ PROMPT 03 - NIVEL INTEGRADO: Microsoft 365 Copilot (Excel + SharePoint) ================================================================================ Nombre del prompt : Extraccion batch 40 empresas en M365 Copilot - matriz consolidada + resumen de actas via SharePoint Herramientas : Microsoft 365 Copilot Excel (lectura batch desde SharePoint/OneDrive), Copilot Chat web como apoyo para actas escaneadas. Requiere licencia Copilot for Microsoft 365 con acceso a Files plug-in. Tiempo estimado : 22 min (4 subir lote + 10 extraer matriz + 5 actas + 3 export) Resultado esperado: Libro Excel `matriz_breakout.xlsx` con 3 hojas (matriz_consolidada, actas_resumen, log_extraccion) cuyo contenido alimenta directamente el dashboard Excel del prompt 03_Prompts_Salary_Dashboard. DISCLAIMER: Los archivos son documentos de dominio publico obtenidos del repositorio CFCRL. Uso educativo en sesion ERIAC. Esta herramienta complementa el trabajo de las consultoras especializadas en compensaciones, no lo reemplaza. -------------------------------------------------------------------------------- PASO 0 - Subir la muestra a OneDrive/SharePoint (4 min) -------------------------------------------------------------------------------- 1. Copilot Excel solo puede leer en lote archivos almacenados en OneDrive o SharePoint del tenant. NO lee directamente desde el disco local. 2. Sube la carpeta completa a OneDrive empresarial: - Ruta local origen: C:\Users\Gerardo Ayala\Desktop\Webinar_IA_HR_Comite\04_Datos_Demo\originales\ - Destino sugerido: OneDrive -> Documentos -> ERIAC_Breakout\originales_40_empresas\ - Conserva la estructura de 40 subcarpetas numeradas (01_NEMAK_MEXICO ... 40_CONTINENTAL_AUTOMOTIVE). 3. Espera a que termine la sincronizacion (icono nube verde en todas las subcarpetas). Tamano total ~96 MB. 4. Abre Excel (escritorio o web) con tu cuenta licenciada de Copilot. Crea un libro nuevo `matriz_breakout.xlsx` y guardalo en OneDrive -> Documentos -> ERIAC_Breakout\ 5. Click en el boton Copilot (cinta superior, icono morado). -------------------------------------------------------------------------------- ETAPA 1 - Inventario via Copilot Chat (3 min) -------------------------------------------------------------------------------- PROMPT 1 - pegar en Copilot Chat (Microsoft365.com / Copilot Chat web) Tengo en mi OneDrive la carpeta ERIAC_Breakout\originales_40_empresas\ con 40 subcarpetas numeradas (una por empresa) y 144 archivos PDF y XLSX entre tabuladores salariales, actas de votacion y contratos colectivos del repositorio publico CFCRL. Recorre la carpeta y dame una tabla inventario en formato CSV (separador punto y coma) con columnas: empresa;archivo;extension;tipo_detectado donde tipo_detectado in {tabulador, acta, contrato, otro}, inferido por palabras clave en el nombre (tabulador, salarios, acta, votacion, legitimacion, contrato). Al final, una linea con: total_empresas, total_tabuladores, total_actas, total_contratos, total_otros. La suma debe dar 144. Devuelve solo el CSV, sin texto alrededor. Pega el CSV resultante en una hoja nueva del libro `matriz_breakout .xlsx` llamada "Inventario". Convierte a Tabla (Ctrl+T) y nombra "tblInventario". -------------------------------------------------------------------------------- ETAPA 2 - Extraer tabuladores en lotes de 5 empresas (10 min) -------------------------------------------------------------------------------- Copilot Excel maneja mejor los lotes. Vamos a procesar 8 lotes de 5 empresas cada uno (total 40). PROMPT 2 - pegar en Copilot Chat para CADA lote (cambia el rango) Adjunta los XLSX y PDFs de las empresas 01_NEMAK_MEXICO a 05_ de OneDrive\ERIAC_Breakout\originales_40_empresas\ (usa el selector de archivos de Copilot Chat). Luego pega: Eres analista de Compensaciones. Te adjunte tabuladores y/o actas de 5 empresas mexicanas, todos publicos del repositorio CFCRL. Para cada archivo identificado como tabulador (nombre contiene 'tabulador' o 'salarios'), extrae las filas a CSV con este schema EXACTO (separador punto y coma, encabezado en la primera fila): empresa;sector;municipio;puesto_normalizado;categoria;sueldo_diario_mxn; sueldo_mensual_mxn;n_trabajadores;fuente_archivo Reglas: - Una fila por puesto/categoria detectada. - sueldo_mensual_mxn = sueldo_diario_mxn * 30.4 si no viene calculado. - puesto_normalizado: minusculas, sin acentos, abreviaciones expandidas (OP. -> OPERADOR, AYTTE -> AYUDANTE, MTTO -> MANTENIMIENTO). Reconcilia variantes del mismo puesto entre las 5 empresas (ej. 'operador de produccion' = 'op. produccion' = una sola etiqueta). - sector y municipio: infiere del nombre de carpeta; si no hay forma, deja vacio (no escribas 'n/d'). - n_trabajadores: vacio si el tabulador no lo trae. - fuente_archivo: nombre del archivo origen. Devuelve SOLO el CSV concatenado para las 5 empresas, sin texto alrededor. PASO 2 - mover el CSV a Excel - Pega el CSV en la hoja "matriz_consolidada" del libro. - Si es el primer lote: pega en A1 e incluye el header. - Si es el lote 2 al 8: pega DEBAJO de la ultima fila, omitiendo el header (selecciona desde la fila 2 del CSV antes de copiar). - Cuando termines los 8 lotes, selecciona toda la hoja, Ctrl+T, marca "My table has headers", nombra "tblMatriz". REPETIR para los lotes: 06-10, 11-15, 16-20, 21-25, 26-30, 31-35, 36-40 con el mismo prompt cambiando el rango de empresas. -------------------------------------------------------------------------------- ETAPA 3 - Extraer actas (5 min) -------------------------------------------------------------------------------- Las actas suelen ser PDFs escaneados. Las procesamos en un solo lote con Copilot Chat. PROMPT 3 - pegar en Copilot Chat Adjunta TODAS las actas de la muestra (todo archivo cuyo nombre contiene 'acta', 'votacion' o 'legitimacion'). Hasta 30 archivos por chat; si son mas, hazlo en 2 tandas. Eres analista de Compensaciones. Te adjunte actas publicas de votacion sindical del repositorio CFCRL. Para cada acta extrae los siguientes campos. Si un campo no aparece, dejalo vacio - NO inventes. Devuelve un CSV con encabezado y separador punto y coma: empresa;sindicato;pct_aprobacion;n_trabajadores_cubiertos; fecha_revision;incremento_pct Reglas: - pct_aprobacion: votos a favor / total votantes, en numero (0-100). - fecha_revision: ISO YYYY-MM-DD si es posible. - incremento_pct: solo si el acta menciona el porcentaje de incremento pactado. - Si un acta es ilegible por mala calidad de escaneo, NO la incluyas en este CSV; en su lugar al final agrega un bloque: "ACTAS_REQUIERE_REVISION:" seguido de la lista de archivos. Devuelve el CSV principal, luego el bloque de revision si aplica. PASO 3 - mover a Excel - Crea hoja nueva "actas_resumen". Pega el CSV. - Convierte a tabla (Ctrl+T), nombra "tblActas". - Las filas marcadas como REQUIERE_REVISION van a una hoja "Log" con columna motivo='acta ilegible'. -------------------------------------------------------------------------------- ETAPA 4 - Validacion y resumen (3 min) -------------------------------------------------------------------------------- PROMPT 4 - pegar en Copilot Excel (panel lateral, dentro del libro) Tengo dos tablas en este libro: tblMatriz (filas puesto x empresa) y tblActas (filas por acta). Hazme las siguientes validaciones y dame el resumen en una hoja nueva llamada "Resumen_Extraccion": 1. Cuenta de filas en tblMatriz. 2. Cuenta de empresas distintas en tblMatriz (debe ser cercano a 40). 3. Cuenta de puestos_normalizados unicos. 4. Top 10 puestos mas frecuentes (por # empresas que los reportan). 5. Cuenta de filas en tblActas y % de aprobacion promedio ponderado por n_trabajadores_cubiertos. 6. Numero de sindicatos distintos firmantes detectados. 7. Numero total de trabajadores cubiertos sumado. Tambien dame 3 hallazgos sectoriales en lenguaje de negocio, basados unicamente en los datos extraidos. Cada hallazgo: que paso + magnitud + implicacion para HR. -------------------------------------------------------------------------------- SI ALGO SALE MAL -------------------------------------------------------------------------------- 1. Copilot Chat dice "no encuentro la carpeta de OneDrive" Verifica que la carpeta este 100% sincronizada (icono nube verde). Si trabajas en Excel web, la carpeta debe estar en el mismo tenant que tu licencia de Copilot. Tarda hasta 5 min en indexarse despues de subir. 2. Un lote de 5 empresas excede el limite de adjuntos del chat Reduce a 3 empresas por lote (total 14 lotes en lugar de 8). Es mas tedioso pero seguro. Mantener el mismo prompt. 3. La extraccion del tabulador devuelve celdas mezcladas Pega: "El CSV salio con columnas mezcladas para la empresa X. Re-extrae identificando primero la fila de headers (busca 'puesto', 'categoria', 'sueldo') y luego cada fila por separado. Si una fila no tiene los campos claros, omitela del CSV principal y agregala a un bloque 'REQUIERE_REVISION' al final." 4. El acta esta escaneada y Copilot no lee numeros Pega: "El acta es escaneo de baja calidad. Dime que SI pudiste leer (sindicato, fecha, lugar). Para conteos no legibles, omite esa acta del CSV y agregala a 'ACTAS_REQUIERE_REVISION'. NO inventes numeros." 5. Las hojas del libro pasan los 1 millon de filas o tarda mucho Improbable con 144 archivos, pero si pasa: pega los CSVs en un libro nuevo `matriz_breakout_part2.xlsx` y consolida con Power Query (Data -> Get Data -> From Workbook). -------------------------------------------------------------------------------- ALINEACION CON EL DASHBOARD -------------------------------------------------------------------------------- Las hojas tblMatriz (matriz_consolidada) y tblActas (actas_resumen) son el INPUT directo del prompt 03_Prompts_Salary_Dashboard/ 03_integrado_copilot.txt. El schema de columnas esta congelado: matriz_consolidada -> empresa, sector, municipio, puesto_normalizado, categoria, sueldo_diario_mxn, sueldo_mensual_mxn, n_trabajadores, fuente_archivo actas_resumen -> empresa, sindicato, pct_aprobacion, n_trabajadores_cubiertos, fecha_revision, incremento_pct No renombres columnas; el dashboard espera exactamente esos nombres. -------------------------------------------------------------------------------- VARIANTES / EXTENSIONES -------------------------------------------------------------------------------- A. AGREGAR TU EMPRESA A LA MATRIZ Crea una hoja "MiEmpresa" con tus puestos internos. Pidele a Copilot Excel: "para cada puesto de MiEmpresa busca el match mas cercano en tblMatriz por puesto_normalizado + sector + municipio, calcula los percentiles del segmento (p25/p50/p75/p90) y marca con semaforo mi posicion." B. AUTOMATIZAR REFRESH MENSUAL Conecta Power Query (Data -> Get Data -> From Folder) apuntando a la carpeta de OneDrive. Cada mes que recibas tabuladores nuevos, los dejas en la carpeta y das "Refresh All" en el libro. C. PRESENTACION PPTX En Copilot Chat: "crea una presentacion PowerPoint de 6 slides con: portada, las 4 vistas del Resumen_Extraccion, slide final con los 3 hallazgos. Estilo corporativo sobrio, sin emojis." -------------------------------------------------------------------------------- DISCLAIMER DE USO RESPONSABLE -------------------------------------------------------------------------------- Los archivos analizados son de dominio publico (CFCRL). El analisis derivado puede usarse internamente para benchmark exploratorio. Al compartir conclusiones fuera de la organizacion debe citarse la fuente y la fecha de corte. No atribuyas a una empresa una oferta salarial actual sin validarla contra su tabulador vigente. La extraccion automatica de PDFs (especialmente actas escaneadas) tiene tasa de error: revisa manualmente los datos criticos antes de tomar decisiones de compensacion. Esta herramienta complementa el trabajo de las consultoras especializadas, no lo reemplaza.